【ロカオプ予約】個人情報の保管期間設定・自動削除機能を追加しました

ロカオプ予約に、氏名や連絡先の保管期間を設定し、期間を過ぎた情報を自動で削除する機能を追加しました。氏名・ふりがな、電話番号、メールアドレスから削除する項目を選択できます。

予約の日時・コース・人数・金額は引き続き保管されるため、予約件数や売上の集計を確認しながら、個人情報を管理できます。

活用例

• 店舗・企業の運用方針に合わせて保管日数を決め、期間を過ぎた氏名や連絡先を定期的に整理できます。
• メールアドレスだけを削除するなど、保管する情報と削除する情報を項目ごとに選べます。
• 過去の情報をまとめて整理したいときは、「今回だけ削除する」から、その日時点の対象を確認して削除できます。

使い方

ワークスペース管理者が、ワークスペースのメニューから「個人情報の自動削除」を開きます。設定はワークスペース単位で行います。

1. 「設定を開始」をクリックします。設定済みの場合は「設定を変更」から開きます。
2. 保管日数を0〜3,650日で指定し、削除する項目を選択します。
3. 次回の削除予定日と見込み件数を確認します。過去の回答について種類の確認が必要な場合は、質問内容と実際の回答を見て「氏名」「電話番号」「メール」「保管する」を選択します。
4. 削除内容・実行タイミング・復元できないことを確認し、「自動削除を開始する」をクリックします。

自動削除は毎月2日1:00（日本時間）に開始します。処理が残った場合は、翌日以降の1:00〜3:00に続行します。保管期間は来店・利用日を基準に数え、キャンセルした予約はキャンセル日を基準にします。0日を指定すると、実行日前日までの利用分が対象になります。

今回だけ削除する場合
 

同じ画面の「今回だけ削除する」から保管日数と削除項目を指定し、当日時点の対象・件数を確認します。確認チェックと最終確認を経て削除を実行します。毎月の自動削除には、保存済みの設定が引き続き使われます。

実行後は「削除の履歴」で、削除した情報の件数と結果を確認できます。

削除対象と保管する情報

選択した氏名・ふりがな、電話番号、メールアドレスを、予約内容・顧客情報・前回の入力内容・変更履歴・通知履歴から削除します。今後の予約や保管期間内の利用があるお客様の共通の連絡先は、引き続き保管します。顧客情報と前回の入力内容にある連絡先は、項目ごとの登録・更新日も考慮します。

予約の日時・コース・人数・金額に加え、自由記述欄・メモ、住所、生年月日は引き続き保管されます。
削除した個人情報は元に戻せません。実行前に、削除項目と対象件数を必ずご確認ください。

開発の背景